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OmniFocus y GTD®, mi estructura

OmniFocus y GTD®: Mi estructura

| tiempo de lectura 4:18'

Tras dedicar una entrada a analizar qué podemos realmente necesitar, esta semana entramos de lleno con la configuración de OmniFocus como gestor de listas para aplicar la metodología GTD®. En concreto te mostraré cual es mi estructura.

Como a lo largo del tiempo varias personas me han pedido ver mi configuración como ejemplo, voy a plasmarla tal cual. Es decir, la configuración que propondré en este y los siguientes artículos de la serie se basarán 100% en la configuración real que yo he utilizado sin cambios sustanciales desde meses atrás, hasta el mismo día en que he abandonado la aplicación.

Es muy posible que para tí una configuración más ligera sea mucho más adecuada, y con más ligera me refiero a que necesites menos listas (aún siguiendo la misma estructura). También puede darse el caso contrario, si es así adelante. Esta configuración es un ejemplo.

Daré por hecho que conoces OmniFocus, al menos que has tenido un contacto con la herramienta y conoces sus partes y funciones básicas.

Si no conoces la herramienta al más básico nivel, el desarrollador dispone de documentación oficial extensa y detallada.

OmniFocus y GTD®: lo primero, dar estructura a tu gestor de listas

Me centraré en la perspectiva que OmniFocus llama «Proyectos», ya que es el modo más sencillo de crear listas independientes en la aplicación.

Para garantizar que no haya funcionamientos indeseados, ten en cuenta que en OmniFocus hay tres modalidades diferentes de proyectos; asegúrate de todos los proyectos que crees sean del tipo «Paralelo» o «Acciones individuales» (a nivel operativo es lo mismo), pero nunca «Secuencial». Puedes ver y cambiar el tipo de proyecto haciendo click derecho sobre cada uno de ellos, en el submenú «Tipo».

OmniFocus también permite crear directorios (carpetas), para agrupar las listas que vamos a crear.

Mi estructura principal se basa en 7 directorios; como podéis ver, por orden, «Listas de proyectos», «Listas de Siguientes Acciones», «Agendas», «Listas A la espera», «Checklists», «Listas Algún día / Tal vez» y «Plantillas».

Vamos a ver en más detalle el contenido de cada uno de ellos.

 

Listas de Proyectos

Como verás en las capturas, tengo tres listas.

Una de ellas es mi Lista de Proyectos general, la lista de los resultados que persigo conseguir en un plazo máximo de un año y que reviso cada semana.

Si te sirve como referencia, al momento de escribir este artículo mi lista se compone de 149 resultados.

También tengo una Lista de Proyectos «on-hold», lista de resultados para los cuales ya he trabajado, dado pasos y avanzado hacia su consecución, pero que por algún motivo decido paralizar temporalmente.

Y por último, una Lista de Proyectos que he delegado y no quiero perder de vista.

Listas de Siguientes Acciones

Tengo mis listas de Siguientes Acciones organizadas en cuatro categorías: «Herramientas», «Entorno», «Comunicaciones» y «Lugares».

Cada una de estas categorías aloja diferentes listas de Siguientes Acciones. Recuerda (que nunca está de más) que una Siguiente Acción es algo físico y visible.

Como referencia, al momento de escribir estas líneas tengo en mis listas 123 Siguientes Acciones.

Agendas

Para mis listas de Agendas he eliminado el nombre de las personas.

En mi sistema real, tengo 13 listas para personas y 3 listas más para grupos concretos de personas.

Lista A la espera

Utilizo dos listas A la espera. 

Dado mi trabajo, suelo tener muchas acciones a la espera, unas 150 fluctuando 20 o 30 arriba o abajo.

Por este motivo utilizo una lista que reviso cada día (más reducida) y otra que reviso (como mínimo) semanalmente. Estas listas son dinámicas, las acciones se mueven entre una y otra dependiendo de factores diversos.

Checklists

Uno de los aspectos que más me han gustado siempre al respecto de configurar OmniFocus y darle estructura como gestor de listas GTD® es cómo maneja las listas de elementos recurrentes. Tengo bastantes. Listas de verificación marcables, del tipo que sería «hacer la maleta». También pequeñas listas de comprobación diarias, o semanales. O recordatorios que precisan que se vaya a dar una situación concreta pero que, hoy por hoy, desconozco con exactitud cuándo se dará, del tipo «cuando esté en…». A continuación, un ejemplo en la imagen de la izquierda.

 

Hace tiempo, utilizaba «Antes de salir de casa» y «Antes de salir de la oficina», con el tiempo los he condensado en un único «Antes de salir».

Los checklists pueden ser tremendamente útiles y cada persona podrá tener todos los que tengan sentido para su caso particular (cuidar de tu jardín, si lo tienes, en la estación apta para ello, etc.).

Listas Algún día / Tal vez

En mi sistema, tengo gran variedad de listas Algún día /Tal vez.

Básicamente, tengo una lista Algún día / Tal vez que reviso cada semana en mi Revisión Semanal, y que sería el equivalente a la lista «Esta semana no».

Al margen de esta lista, tengo gran variedad de sublistas (arriba a la derecha, junto a los Checklists) a las que acudo únicamente cuando su consulta tiene sentido para mí (un ejemplo, sería la de películas que me han llamado la atención o me han recomendado, que reviso cuando tengo intención de ver una película). Estas listas también las reviso en mis Revisiones Semanales de cuando en cuando, a intervalos variables (quizá cada tres o cuatro meses) para hacer limpieza.

Personalmente no me gusta que las listas se desorbiten; incluso estas de consulta tan específica, procuro mantenerlas a raya.

Plantillas

Aquí no hace falta una descripción muy exhaustiva.

Muchos de los checklists del apartado anterior los tengo guardados aquí a modo de plantilla, y cuando el llega el momento de hacer uso de alguno de ellos, lo duplico y lo llevo a su directorio correspondiente, manteniendo siempre una plantilla limpia en esta carpeta.

Y con esto, llegamos al final de la estructura básica.

En siguientes entradas profundizaremos más en OmniFocus, en GTD® y en esta estructura, veremos alguna de las perspectivas personalizadas que utilizaba, y cómo es el trabajo diario haciendo uso de una estructura como esta (o similar). ¡Hasta la semana próxima!

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Comentarios

Juan avatar
Juan


Llevo varios años, unos 10, con esto del GTD, aplicándolo a medias, ajustándolo a "mis" necesidades, es decir, engañándome. Acabo de adoptar tu estructura y me lo voy a tomar en serio. Los proyectos en lugar de los contextos, curioso, me pongo a ello. Esperando con ansiedad tus nuevos post del blog para ver como gestionas los contextos y lo que me parece mas importante, las perspectivas para que esa información aparezca cuando la necesitas

Sergio Pantiga avatar
Sergio Pantiga


Muchas gracias por tu comentario, Juan.
Bienvenido a la serie, me alegro de veras de que sirva como incentivo.

Matias Gandolfo avatar
Matias Gandolfo


Que buenos post. Siempre esta bueno comparar con el sistema que uso yo.
Gracias Sergio.
Te consulto. Tu tienes linkeadas las acciones siguientes con los proyectos en la descripción, verdad? Es decir si una acción siguiente perteneces a un proyecto... lo sabes porque al aclarar lo pones NNNN NNNN NNN de PROYECTO SSS SSS SS

Sergio Pantiga avatar
Sergio Pantiga


Muchas gracias por tus palabras Matias :-)
Así es, yo no establezco más «enlace» entre Siguientes Acciones y Proyectos que la propia descripción de ambos.
En ocasiones soy más explícito, en otras menos si no se requiere, pero al final cuando te habitúas es intuitivo y natural establecer las conexiones.
Un abrazo!

Fran Gala avatar
Fran Gala


Buenas noches Sergio!!! gracias por "desnudarte" y mostrar tu estructura. Me surge alguna duda, cuando hablas de "siguientes acciones" y luego carpeta "herramientas", al aclarar,¿cómo le asignas proyecto y contexto? no sé si me explicado bien.

Gracias!!

Sergio Pantiga avatar
Sergio Pantiga


Hola, Fran

Cuando aclaro (a esto le dedicaré una entrada más adelante) lo hago con la entrada rápida de OmniFocus (se ejecuta con un atajo de teclado que por defecto en la aplicación creo que es «option» + «command» + «barra espaciadora»).
El hecho de que una lista esté bajo uno o más directorios no tiene influencia, solo debes indicarle a qué lista va. En el caso de una Siguiente Acción que llevaré a @Chrome (bajo el directorio Herramientas), ejecuto el atajo de teclado, redacto la acción, doy un golpe de tabulador y en el campo «Proyecto» escribo @Chrome, y pulso Intro. El resto de campos queda vacío, y la Siguiente Acción va directa a esa lista.

Un saludo.

Fran Gala avatar
Fran Gala


Como siempre muchas gracias Sergio! Entiendo que en IOS funcionaría igual no?

Saludos

Sergio Pantiga avatar
Sergio Pantiga


Funciona exactamente igual Fran :)

Un abrazo.

Alejandro avatar
Alejandro


Hola Sergio!
Un placer, te sigo desde que en enero hice el curso de nivel 1 con David en Madrid y este post en concreto me ha resultado muy interesante porque yo uso Omnifocus y la forma de configurarlo es totalmente distinta a la tuya :)
Supongo que por eso me surgen un montón de preguntas, pero lo que más me llama la atención es que mucho de lo que tú organizas en la vistas de proyectos yo lo hago con etiquetas, más ahora que Omnifocus 3 permite asignar más de una ¿Acaso tú no las usas?
Muchas gracias y un saludo!

Sergio Pantiga avatar
Sergio Pantiga


Hola, Alejandro
Así es, yo ya no uso etiquetas. Las listas en OmniFocus pueden crearse de dos modos, bien mediante lo que OmniFocus denomina proyectos o bien mediante etiquetas.
De la lista que OmniFocus denomina proyectos no puedes librarte, es un requisito indispensable que cada ítem esté asociado a un proyecto, sin embargo de las etiquetas sí se puede prescindir. Como yo solo necesito un recurso para crear listas, pues utilizo los proyectos, ya que es una estructura de la que no se puede prescindir.
No hay nada malo en que utilices las etiquetas, siempre y cuando suponga una utilidad práctica real y no un sobre-complicar sin sentido.
El placer es mutuo, muchas gracias por tu comentario :)
Un saludo!

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